任何企業或組織都由眾多活動部件組成。為了讓他們像一臺經過微調的機器一樣協同工作，團隊成員需要始終保持一致。

員工休假——誰來接替他們？他們知道該怎么做嗎？新員工加入公司——他們將如何學習如何履行職責？

標準操作程序或SOP使工作能夠在這些情況下順利進行。讓我們更深入地了解 SOP 究竟是什么以及如何編寫它。

• 什么是標準操作程序 (SOP)？
• 編寫 SOP 的技巧
• 標準作業程序模板

什么是標準操作程序 (SOP)？

標準操作程序 (SOP) 是一套循序漸進的說明，可幫助員工以一致的方式執行任務。簡而言之，SOP 記錄給定流程的工作方式，是流程文檔的常見示例。為必須符合監管標準的復雜任務制定書面 SOP 尤為重要。

公司出于多種原因制定 SOP：

• 確保業務連續性。SOP 有助于確保即使關鍵成員休假或病假，關鍵任務仍能完成。
• 始終如一的質量和減少錯誤。錯誤的發生是因為我們要么沒有執行任務所需的信息，要么即使有信息，也未能始終如一地正確應用該信息。一個 SOP 可以防止這兩種情況。
• 更快的員工入職。SOP 可以成為新成員在培訓期間的一個很好的起點。
• 知識管理和保留。當有經驗的成員改變角色或離開尋找新機會時，如果他們留下完整的 SOP，他們的知識可以保留在團隊中。
• 法律保護。確保關鍵流程被記錄并由員工審查可以為公司提供一層保護。

簡而言之，編寫標準操作程序有助于企業在員工來來去去時平穩運行。它們是逐步進行操作的最佳列表，任何人只要稍加培訓即可遵循這些程序。

這是在Nuclino 中創建的 SOP 示例，這是一種團隊協作文檔工具 -創建一個帳戶并開始創建您自己的 SOP：

通常記錄為 SOP 的其他一些業務流程包括：

• 績效評估
• 客戶投訴解決流程
• 設備檢查和維護程序
• 服務交付流程
• 計費和收款流程
• 新員工入職

編寫 SOP 的步驟

標準操作程序及其格式的要求因行業而異，但某些步驟和最佳實踐適用于大多數情況。

• 第一步：明確目標。當您知道該過程的目的是什么時，編寫大綱和定義SOP的細節會容易得多。
• 第 2 步：讓利益相關者參與。任何將參與該過程或受該過程影響的人都應該在 SOP 文件的創建中擁有發言權。
• 第 3 步：確定范圍和格式。你會創建流程圖嗎？層次清單？兩個都？最佳格式取決于程序的復雜性。
• 第 4 步：概述 SOP。寫下流程成功所需完成的確切任務。
• 步驟 5：審查和測試 SOP。讓您的團隊在模擬環境中完成新的 SOP，并確定可以改進的地方。

大多數寫得好的SOP是：

• 易于理解：使用簡單、清晰的說明，避免使用價值語言。
• 簡介：在SOP中僅包括最相關的詳細信息，并添加對輔助材料的引用。
• 可操作：讀者應該確切地知道要采取什么行動來實現特定的任務或目標。
• 可訪問：利益相關者應該能夠在需要時輕松找到他們需要的 SOP。

存儲 SOP 的好地方是您的內部 wiki或公司內聯網門戶。它應該可供整個團隊訪問，易于搜索和協作，以便利益相關者可以在需要更新或改進某些內容時留下反饋。畢竟，無論您的 SOP 多么清晰和詳細，如果它們不及時更新或您的團隊找不到它們都沒有關系。

如果您的公司沒有 wiki，您可以在Nuclino 中輕松創建一個。

標準作業程序SOP模板

創建標準操作程序以確?？梢栽谡麄€組織中一致地復制所有流程。但是，創建 SOP 本身的過程又如何呢？

保持 SOP 文件在風格、格式和詳細程度方面的一致性同樣重要——這就是為什么許多公司都有編寫 SOP 的 SOP。最常見的是，它包括一個 SOP 模板，用于需要記錄的每個操作程序。

雖然每個組織都有自己獨特的 SOP 格式，并且沒有一刀切的格式，但這里有一個 SOP 模板可能是什么樣子的示例 - 對其進行自定義以創建您自己的模板。

記錄流程可能聽起來像一件苦差事，但它是業務流程管理的基本部分，不應被忽視。當您的團隊始終手頭有清晰、全面的標準操作程序時，他們將始終知道在遇到任何情況下該做什么。員工來來去去，他們帶走了他們的經驗和專業知識——SOP 可以幫助您發展和擴大業務，而不會因此而放緩。